Wacht niet op vijf voor twaalf.

Een publicatie van: Robin Louwerse

Ondernemen in zwaar weer vraagt om een goede planning. Immers, als het zwaar weer is, is het goed dat het voorbereidende werk al is gedaan. Als je vijf voor twaalf nog moet beginnen dan is het wel erg laat en heb je hele andere dingen aan je hoofd.

Je kunt de bedrijfsvitale onderdelen van je eigen bedrijf het beste zelf in kaart brengen. Maar dit kunt u ook uitbesteden door een extern bureau. Het goed in beeld hebben van bedrijfsvitale onderdelen is niet alleen in zwaar weer nuttig. Bij deze vitale onderdelen horen gebouwen, machines en installaties en mensen. Bij een zwaar weer plan breng je in kaart op welke manier je het bedrijf kunt afschalen met behoud van de vitale infrastructuur en mensen. Als je dat niet doet loop je kans dat je op de verkeerde aspecten gaat bezuinigen.

Eerst moet je goed in kaart brengen hoe het met de debiteuren en crediteuren administratie gesteld is. Hoeveel geld is er structureel onderweg? Zijn er mogelijkheden hier aan de knoppen te zitten om uitgaand geld te vertragen en inkomend geld te versnellen? Soms is het mogelijk om met behoud van contracten en de goede relatie hier wat aanpassingen te doen.

Daarnaast moet je weten wat de contracten en looptijden van de contracten zijn. Wat nu natuurlijk erg in het nieuws is: de energiecontracten, kom niet voor dure verrassingen te staan. Denk ook aan de langdurige huurcontracten (vastgoed). Maar ook de looptijden van leningen en componenten die in lease vorm worden afgenomen.

Uiteraard moet je ook naar de mogelijkheden en contracten met je personeel kijken. Welke mensen hebben een tijdelijk contract, wanneer zou dat verlengd worden en welke rol hebben zij in de organisatie. Je kunt het personeel een "label" of "prioriteit" geven. Dat klinkt een beetje afstandelijk, het gaat wel om mensen. Maar juist daarom! Want als je het niet goed in kaart hebt moet je teveel of de verkeerde mensen ontslaan en loopt er kennis weg. 

Bij het aangaan van de contracten zijn er afspraken gemaakt over concurrentiebedingen en geheimhouding. Als dat niet gedaan is dan is het zaak dat op te pakken.

Wanneer je goed beschermd wat belangrijk is voor je onderneming is het eenvoudiger om daarna weer mensen aan te nemen.

Om je voor te bereiden op zwaar weer, zal je belangrijke dingen moeten "vastsjorren". Dat wil dus ook zeggen dat je je moet voorbereiden op ongewenst bezoek van incasso en deurwaarders. Daarbij is het noodzakelijk dat je goed weet wie waar in de flow zit. De prioriteiten zijn:

1. Preferente schuldeisers: Belastingdienst (loon- en omzetbelasting), personeel die nog loon tegoed hebben;
2. Bijzondere schuldeisers (Hypotheek, Pandrecht / verpanding);
3. Concurrente schuldeisers;
4. Postconcurrente schuldeisers (aandeelhouders);
5. Achtergestelde schuldeisers (leningen van familieleden en kennissen).

Met dit staatje in het achterhoofd, en dit werkt zakelijk en prive, is het verpanden van roerende en onroerende zaken met registratie bij de belastingdienst dus een strategische keuze.

En je moet natuurlijk de relatie met de Belastingdienst goed houden. Dat is een hoop papierwerk, maar daarmee voorkom je erger. Maak dus goede concrete afspraken om uit de problemen te geraken.

Alle overzichten en keuzen in een document verwerkt is je zwaar weer plan. Daarin leg je vast wat de bedrijfsvitale componenten zijn, en in welke volgorde je af kunt schalen met behoud van een werkbaar bedrijf.

De zaken waar je echt niet zonder kunt leg je vast in een verpandingsacte die je registreert bij de belastingdienst. Je stuurt de documenten op, de belastingdienst plakt daar een sticker op, en zet een handtekening. De getekende actie krijg je terug en moet je goed bewaren. Een (normale) gerechtsdeurwaarder kan dan geen beslag leggen.

Heb je hulp nodig bij zwaar weer? Laat het dan weten. Er is altijd een specialist op de juiste plaats.