Op zoek naar kantoorruimte? Waar op te letten.

Een publicatie van: Robin Louwerse

Je hebt afscheid genomen van het kantoor aan huis en bent op zoek naar kantoorruimte of bedrijfsruimte. Net als woonruimte is bedrijfsruimte duur. Je moet dus zorgvuldig kiezen.

• Bereikbaarheid
• Parkeerruimte
• Receptie
• Oppervlakte
• Uitbreidingsmogelijkheid (groeien / krimpen)
• Licht
• Toiletruimte
• Afval

Bereikbaarheid

Onderdeel van de bereikbaarheid is de ligging. Je wilt het liefst centraal gelegen, maar niet in het centrum. Daarnaast kan je zelf wellicht met de auto komen, maar je personeel met het OV. Een goede ligging ten opzichte van een bushalte of een station kan dus een goede keuze zijn.

Parkeerruimte

Onderdeel van de ontvangst en representatie is de parkeergelegenheid. Het is voor jezelf natuurlijk heerlijk om voor de deur te parkeren, maar als je klanten op bezoek krijgt wil je niet dat ze een kwartier rond moeten rijden voor een parkeerplek. Parkeerruimte is dus net zo belangrijk als het kantoor zelf in je representatie.

Receptie

Met receptie bedoel in de ontvangst / entree. Als er niemand aan de deur zit en jezelf zit op de x-de verdieping dan is er geen controle op wie binnenkomt. Een receptioniste werkt natuurlijk door in de huurprijs. Maar er zijn ook digitale oplossingen met een aanmeldingssysteem bij de bel. Als je echt goed je klanten wilt ontvangen dan moet de binnenkomst al indruk maken. Een leuke plant, een zitje, een koffiemachine. Al deze factoren maken hoe de klant zich voelt bij eerste kennismaking.

Oppervlakte

Het oppervlakte van de ruimte is moeilijk te bepalen. Het hangt natuurlijk samen met je groeiverwachting en wat je er meer mee wilt. In de regel is het zo dat je altijd meer ruimte nodig hebt. Ruimte als bergruimte, werkplaats en een kantoor. De arbo zegt dat je voor je kantoor per persoon 4 vierkante meter moet reserveren. Dat is, als er voldoende lichtval en ventilatie is.

Uitbreidingsmogelijkheid (groeien / krimpen)

Initieel heb je wellicht niet veel nodig, maar op termijn zal je wellicht willen groeien. Dan is het moei als je op hetzelfde adres kunt blijven. Anders moet je je drukwerk aanpassen en het adres in KVK en op de website en overal waar je bekend bent aanpassen. Het klinkt triviaal maar het is zeker het overwegen waard. In een bedrijvenverzamelgebouw kan je vaak flexibel omgaan met ruimte. Als het goed met je gaat dan neem je kantoorruimte extra. Als het je even tegenzit dan stoot je kantoorruimte af. Soms zijn er heel flexibele oplossingen. Je moet dan natuurlijk een bijbehorend flexibel contract hebben. Probeer een contract te bedingen met een looptijd van 1 jaar en daarna opzegbaar per maand. Dus niet verlengen per jaar.

Licht

Een werkruimte met voldoende lichtinval is heel prettig. Je kunt er langere tijd werken zonder teveel vermoeid te raken. Moderne kantoren zijn daarom nog wel eens met een vliesgevel uitgerust. Dat is een glazen pui met veel lichtinval. Alleen, teveel licht is niet prettig. Kijk dus hoe de zon staat gedurende de dag. Want met de zon op je scherm is er niets op te zien. Je kunt ook kijken hoe de algemene ruimten aanvoelen. Als je door een donker gangetje moet om tot je kantoor te komen is dat ook niet prettig. Personeel is steeds kritischer, en dit soort kleine dingen tellen allemaal mee.

Toiletruimte

Het toilet is er voor jezelf en ook voor je bezoek. Als je je moet schamen om een bezoeker het toilet te wijzen dan is het waarschijnlijk niet het beste pand om in te huren. De sanitaire voorzieningen bestaan ook uit een kraan en iets om de handen te drogen. En je moet er op letten hoe vaak in de week er wordt schoongemaakt.

Afval

Ieder bedrijf heeft afval. Hoe er met afval wordt omgegaan is belangrijk voor je vestiging. Worden de prullenbakken geleegd of moet je dat zelf doen? Dat voor je eigen ruimte maar ook voor de algemene ruimte. Waneer er eenmaal fruitvliegjes ontstaan is het moeilijk er weer vanaf te komen.

Het is dus belangrijk dat je je prettig voelt in de algemene ruimten en in de kantoor / werkruimte. Veel aspecten spelen een rol. Zijn er meer aspecten die je wilt benadrukken, laat het weten via de paarse knop.